Att leda utan att vara chef – så får du med dig gruppen när du saknar mandat

Du ansvarar för att projektet blir klart, att schemat går ihop eller att teamet levererar. Men du kan inte bestämma över dem som ska göra jobbet. De har en annan chef, och de vet att du inte sätter deras lön.

Så ser vardagen ut för många projektledare, samordnare, teamledare och arbetsledare. Ansvaret är tydligt, mandatet är det inte. Den här artikeln handlar om hur du ändå får med dig gruppen – och vad du gör när det inte fungerar.

Förtroende är din befogenhet

En chef kan alltid luta sig mot sin roll. Det kan inte du. Det du har i stället är förtroende, och det byggs av små saker som upprepas.

• Gör det du säger. Lovar du att återkomma på fredag, gör det på fredag – även om svaret är att du inte vet än.
• Var tydlig med varför. Folk gör mer för ett mål de förstår än för en uppgift de blivit tilldelade.
• Lär känna deras vardag. Vad har de mer på sitt bord? Den som vet vad som konkurrerar om kollegornas tid kan också planera realistiskt.
• Ge erkännande där det syns. Berätta för deras chef när någon gjort ett bra jobb i ditt projekt. Det kostar dig ingenting och betyder mycket.

Förtroende tar tid att bygga, men det är det enda som fungerar när du inte kan bestämma.

Tydliga överenskommelser – vem gör vad, till när

Många problem som ser ut som ovilja är i själva verket otydlighet. ”Kan du kolla på det?” är ingen överenskommelse. ”Kan du skicka ett förslag till mig senast torsdag?” är det.

En bra överenskommelse har tre delar:

1. Vad som ska göras, så konkret att båda förstår samma sak.
2. Vem som gör det – en person, inte ”vi”.
3. När det ska vara klart, och när ni stämmer av på vägen.

Skriv ner det efter mötet och skicka till alla. Det känns kanske byråkratiskt, men det sparar dig från diskussioner om vem som sa vad. Och det gör det lättare att följa upp utan att det känns som kontroll.

När någon inte levererar

Förr eller senare händer det: någon missar en deadline, eller levererar något helt annat än ni kom överens om. Frågan är inte om det händer, utan hur du hanterar det.

Börja med en fråga, inte en anklagelse. ”Jag såg att rapporten inte kom i torsdags – vad hände?” öppnar för ett samtal. Ofta finns en förklaring: en annan uppgift fick företräde, eller uppdraget var otydligt.

Kom överens om nästa steg. Vad behövs för att det ska bli klart, och när? Kanske behöver du hjälpa till att prioritera bort något annat.

Vet var din gräns går. Upprepas problemet, eller handlar det om prestation, arbetsbelastning eller beteende, är det inte längre din sak att lösa ensam. Då är det personens chef som har ansvaret. Att lyfta frågan dit är inte att skvallra, det är att använda rätt väg. Gör det sakligt, och säg till personen att du gör det.

Att ge feedback till en kollega

Att säga till någon man jobbar sida vid sida med kan kännas svårare än att göra det som chef. Du vill inte framstå som att du tror att du är något. Men utan feedback blir det samma problem nästa vecka.

Några saker som gör det lättare:

• Prata om det som hände, inte om personen. ”Underlaget saknade siffrorna från förra kvartalet” i stället för ”du är slarvig”.
• Säg varför det spelar roll. ”Utan dem kan ledningen inte ta beslut på mötet.”
• Gör det snart och i enrum. Feedback som kommer veckor senare, eller inför andra, landar sällan som det var tänkt.
• Ge positiv feedback lika konkret. Den som bara hör av dig när något gått fel slutar lyssna.

Feedback mellan kollegor fungerar bäst när den går åt båda hållen. Fråga också vad gruppen tycker att du kan göra bättre.

Fem saker att göra nästa vecka

• Skriv ner de överenskommelser som gäller just nu – vad, vem, när – och skicka till gruppen.
• Fråga varje person vad som konkurrerar om deras tid den närmaste månaden.
• Följ upp en sak du lovat och som du inte hunnit med.
• Ge en kollega konkret positiv feedback, och berätta gärna för hens chef.
• Bestäm i förväg var gränsen går: vilka frågor lyfter du till chefen, och vilka löser du själv?

Vill du öva mer?

Att leda utan chefstitel går att träna. Kursen Att leda andra utan att vara chef är två dagar och riktar sig till dig som leder en arbetsgrupp utan formellt personalansvar – till exempel samordnare, teamledare, arbetsledare och projektledare. Du behöver inga förkunskaper.

Under kursen arbetar du bland annat med:

• att leda och samordna arbete utan att vara chef
• din egen ledarstil, dina styrkor och utvecklingsområden
• hur du får en grupp att fungera och skapar engagemang
• konflikter och svåra samtal
• att leda genom coachning

Har du redan gått kursen finns steg 2 – fördjupning, där du går vidare med coachning, gruppdynamik och informellt ledarskap.