De flesta chefer vet att feedback är viktigt. Färre vet hur man ger den så att den tas emot och leder till förändring. Här får du en enkel modell, tio färdiga exempel och de misstag som gör att även välmenande feedback studsar.
Du har sagt det. Du var tydlig, tyckte du. Medarbetaren nickade. Två veckor senare händer exakt samma sak igen.
Det beror sällan på att medarbetaren inte bryr sig. Oftare var feedbacken för vag, kom för sent eller lät som ett omdöme om personen i stället för en beskrivning av vad som hände.
Varför feedback så ofta inte landar
Feedback misslyckas av tre vanliga skäl:
- Den är för allmän. "Du behöver bli mer proaktiv" går inte att agera på. Vad ska personen göra annorlunda på måndag?
- Den kommer för sent. Feedback om något som hände i mars, given i november, känns som ett bakhåll.
- Den riktas mot personen. "Du är slarvig" triggar försvar. "Rapporten hade tre fel i siffrorna" går att prata om.
SBI-modellen: en enkel struktur för konstruktiv feedback
SBI-modellen (Situation, Beteende, Inverkan) är en av de mest använda modellerna för att ge feedback. Den fungerar för både beröm och korrigering.
- Situation. När och var? "På kundmötet i tisdags…"
- Beteende. Vad gjorde personen, konkret och observerbart? "…avbröt du kunden två gånger när hon beskrev problemet…"
- Inverkan. Vilken effekt fick det? "…och jag uppfattade att hon blev mer reserverad resten av mötet."
Avsluta gärna med en fråga i stället för en slutsats: "Hur upplevde du det?" Det gör feedbacken till ett samtal, inte en dom.
10 exempel på feedback till medarbetare
Positiv feedback
- Engagemang. "När systemet låg nere i fredags tog du initiativet och ringde de största kunderna innan de hann höra av sig. Flera av dem tackade särskilt för det. Det är precis den typen av framförhållning vi behöver."
- Samarbete. "I projektmötet i går såg du till att Sara fick avsluta sin poäng, även när diskussionen gick snabbt. Det gjorde att vi fick med hennes idé, som blev en del av lösningen."
- Kvalitet. "Budgetunderlaget du skickade var så tydligt att ledningsgruppen inte hade en enda följdfråga. Det sparade oss ett helt möte."
- Utveckling. "Jämfört med i våras presenterar du mycket lugnare nu. På kvartalsgenomgången höll du tiden och svarade sakligt på svåra frågor. Det syns att du har jobbat med det."
- Kundfokus. "Du följde upp ärendet med Lindqvist AB trots att det formellt var stängt. Kunden har nu förnyat avtalet och nämnde dig vid namn."
Korrigerande feedback
- Deadlines. "Rapporten som skulle vara klar i torsdags kom på måndagen. Det gjorde att jag fick skjuta upp mötet med ekonomi. Vad hände, och hur kan vi undvika det nästa gång?"
- Mötesbeteende. "På de senaste tre teammötena har du suttit med datorn uppe och svarat på mejl. Jag tror att andra uppfattar det som att du inte är intresserad, och jag vill ha med dina perspektiv."
- Ton i mejl. "Mejlet du skickade till leverantören i går uppfattades som skarpt. De har hört av sig och undrat om något är fel. Kan vi titta på det tillsammans?"
- Kvalitet. "I offerten till Nordbygg var priset fel på två rader. Kunden upptäckte det, och det påverkar förtroendet. Vilken kontroll skulle hjälpa dig att fånga sånt innan det går ut?"
- Samarbete. "När Erik frågade om hjälp med kalkylen i onsdags sa du att du inte hade tid, men han fick sedan sitta sent på kvällen med den. Jag vet att du har mycket, så låt oss prata om hur vi prioriterar när teamet behöver stöd."
Lägg märke till mönstret. Varje exempel beskriver en konkret händelse, vad som gjordes och vilken effekt det fick. Inget av dem säger något om vem personen är.
Fem vanliga misstag när du ger feedback
- Feedbacksmörgåsen. Beröm, kritik, beröm. Medarbetaren lär sig snabbt att berömmet bara är inpackning, och tappar då förtroendet för båda delarna.
- Att samla på sig. Feedback ges bäst inom ett dygn eller två, medan händelsen fortfarande är färsk.
- "Alltid" och "aldrig". Generaliseringar är nästan aldrig sanna, och medarbetaren börjar argumentera om undantagen i stället för att lyssna.
- Att göra det inför andra. Korrigerande feedback ges mellan fyra ögon.
- Bara korrigering. Om du bara hörs när något gått fel tolkas varje "har du en minut?" som ett dåligt tecken. Ge positiv feedback lika konkret och betydligt oftare.
Gör feedback till en vana, inte en händelse
Den bästa feedbackkulturen är den där ingen häpnar när du ger feedback. Den sker i vardagen, i små doser, i båda riktningar.
Börja med att fråga efter feedback själv. "Vad kunde jag ha gjort bättre den här veckan?" är en av de mest kraftfulla frågorna en chef kan ställa. Den visar att feedback är något ni gör tillsammans.
Och när det är dags för årets större samtal har ni redan pratat om det mesta. Läs mer i Medarbetarsamtal: frågor, mall och tips för chefer.
Träna på det som är svårt
Att ge feedback är en färdighet. Den blir bättre med övning, inte med fler artiklar. På Ny som chef tränar du på kommunikation och svåra samtal, tillsammans med andra chefer i samma situation.
