Ett bra medarbetarsamtal är det enskilt viktigaste samtalet du har med en medarbetare under året. Ändå blir det ofta en checklista som bockas av och glöms bort. Här får du en enkel mall, 30 frågor att välja bland och råden som gör att samtalet faktiskt leder någonstans.
Du känner säkert igen scenen. Det är november, kalendern är full av inbokade medarbetarsamtal och du skriver ut samma formulär som i fjol. Samtalet blir trevligt. Några mål skrivs ner. Sedan händer ingenting förrän nästa november.
Det är inte medarbetarsamtalet det är fel på. Det är hur vi förbereder det, vilka frågor vi ställer och vad som händer efteråt.
Vad är ett medarbetarsamtal? Ett medarbetarsamtal är ett planerat, återkommande samtal mellan chef och medarbetare. Fokus ligger på hur medarbetaren mår, presterar och vill utvecklas. Många organisationer kallar det utvecklingssamtal.
Det skiljer sig från lönesamtalet. Håll dem gärna isär. När lönen ligger på bordet blir det svårt att prata öppet om svårigheter och utvecklingsbehov.
Så förbereder du medarbetarsamtalet En timmes förberedelse är skillnaden mellan ett samtal som rinner ut i sanden och ett som gör skillnad.
- Boka i god tid. Skicka inbjudan minst två veckor innan, med frågorna bifogade så att medarbetaren hinner tänka.
- Läs förra årets anteckningar. Vad kom ni överens om? Vad blev av det? Börja gärna samtalet där.
- Samla konkreta exempel. Både på det som gått bra och det som kan bli bättre. ”Du är duktig” säger lite. ”Sättet du tog hand om kundklagomålet i maj löste ett problem vi haft länge” säger mycket.
- Avsätt tid. Räkna med 60–90 minuter. Sitt ostört, telefonen ligger i fickan.
- Bestäm vad du vill uppnå. Vad vill du att medarbetaren ska gå därifrån med?
Mall för medarbetarsamtal Använd strukturen nedan som ryggrad. Den fungerar oavsett bransch och storlek på teamet.
| Del | Tid | Fokus |
|---|---|---|
| 1. Inledning | 5 min | 2 Syftet med samtalet, hur ni lägger upp det |
| 2. Tillbakablick | 15 min | Året som gått, förra årets mål |
| 3. Arbetsuppgifter och resultat | 15 min | Vad som fungerar, vad som behöver förbättras |
| 4. Arbetsmiljö och välmående | 10 min | Arbetsbelastning, samarbete, trivsel |
| 5. Ledarskap | 10 min | Vad medarbetar behöver av dig |
| 6. Framåt | 15 min | Mål och utveckling inför nästa år |
| 7. Avslut | 5 min | Sammanfattning och nästa steg |
30 frågor till medarbetarsamtalet Välj ut 8–12 frågor. Fler än så hinner ni inte prata om på riktigt.
Tillbakablick
• Vad är du mest nöjd med från det senaste året?
• Vilken arbetsuppgift har gett dig mest energi?
• Vad har varit svårast?
• Hur gick det med målen vi satte förra gången?
• Finns det något du hade gjort annorlunda?
Arbetsuppgifter och resultat
• Vilka delar av ditt jobb tycker du är mest meningsfulla?
• Finns det uppgifter som tar tid men ger lite?
• Har du de verktyg och den information du behöver?
• Var känner du att du gör störst skillnad?
• Vad skulle göra ditt jobb enklare i morgon?
Arbetsmiljö och välmående
• Hur upplever du din arbetsbelastning just nu?
• Hur ofta känner du dig stressad på jobbet?
• Hur fungerar samarbetet i teamet?
• Känner du dig trygg att säga vad du tycker, även när du inte håller med?
• Finns det något i arbetsmiljön som du vill att vi ändrar?
Ledarskap
• Vad behöver du mer av från mig?
• Vad behöver du mindre av?
• Får du tillräckligt med återkoppling?
• Hur vill du helst få feedback?
• När har du känt dig mest stöttad av mig det här året?
Utveckling och framtid
• Var vill du vara om två år?
• Vilken kompetens skulle du vilja utveckla?
• Finns det ansvar du vill ta som du inte har i dag?
• Vilken utbildning skulle göra störst skillnad för dig?
• Vad skulle få dig att vilja stanna här länge?
Avslutning
• Finns det något vi inte har pratat om som du vill ta upp?
• Vad är det viktigaste du tar med dig från samtalet?
• Vilka tre saker ska vi fokusera på framåt?
• Hur ska vi följa upp det vi kommit överens om?
• Hur upplevde du det här samtalet?
Fem misstag att undvika
• Du pratar mest. Sikta på att medarbetaren står för minst två tredjedelar av samtalet.
• Kritik som kommer som en överraskning. Medarbetarsamtalet är inte platsen för nyheter. Feedback ska ges löpande under året.
• För många mål. Tre tydliga mål slår tio vaga.
• Formuläret styr samtalet. Mallen är ett stöd, inte ett manus. Följ tråden när något viktigt dyker upp.
• Ingen uppföljning. Utan uppföljning blir samtalet en ritual.
Efter samtalet: det som avgör om det gör skillnad
Skriv en kort sammanfattning samma dag och skicka den till medarbetaren. Ta med målen, vad var och en ska göra och när ni stämmer av. Boka sedan en kort uppföljning efter tre månader. Det tar en halvtimme och visar att samtalet betydde något. Många chefer som går från ett årligt samtal till korta, regelbundna avstämningar märker att medarbetarsamtalet blir lugnare. Det mesta är redan sagt. Vill du bli tryggare i dina samtal? Medarbetarsamtalet är en av många situationer där ditt ledarskap syns. Svåra samtal, feedback och målstyrning återkommer varje vecka.
På kursen Ny som chef tränar du på just de här samtalen i en trygg miljö, tillsammans med andra chefer i samma situation.
